Cơ sở dữ liệu là gì?

Lưu trữ dữ liệu dưới dạng file

Khi sử dụng máy tính, thông thường ta lưu trữ thông tin dưới dạng file, lưu trong các thư mục khác nhau nhằm mục đích dễ dàng tìm kiếm. Cách lưu file riêng lẻ có các ưu khuyết điểm sau:Ưu điểm:Khuyết điểm:Hiện nay các cá nhân sử dụng máy tính đa số sử dụng cách lưu trữ này để lưu trữ thông tin cho riêng mình, nên nói về sự phổ biến thì cách này phổ biến nhất. Tuy nhiên, những hệ thống dữ liệu dùng chung lớn sẽ có rất nhiều hạn chế như việc truy xuất tìm kiếm dữ liệu chậm, khó bảo quản… Để khắc phục những hạn chế trên, khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu được ra đời.

Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (Database) đơn giản chỉ là tập hợp các thông tin được tổ chức theo một cấu trúc nhất định giúp dễ dàng đọc thông tin, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu. Ví dụ: danh sách khách hàng của công ty gồm ít nhất các trường họ và tên, số điện th...

Quản lý cơ sở dữ liệu là gì?

Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu tự động và có trật tự. Các hành động quản lý này bao gồm chỉnh sửa, xóa, lưu thông tin và tìm kiếm (truy xuất thông tin) trong một nhóm dữ liệu nhất định.Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống tự động giúp người dùng có thể kiểm soát các thông tin, tạo, cập nhật và duy trì các CSDL. Trong đó, hai thành phần chính trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Bộ xử lý truy vấn (bộ xử lý yêu cầu) và bộ quản lý dữ liệu.

Tầm quan trọng của quản lý cơ sở dữ liệu

Trong thời buổi công nghệ số hiện nay, nhiều quy trình, công đoạn hay các hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi các thiết bị, phần mềm nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, các hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò quan trọng trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL có các chức năng chính như sau:

Trong nghiên cứu thị trường

Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo các tiêu chí lựa chọn, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng phần mềm và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng hỗ trợ:

Trong quản lý bán hàng

Việc nhiều bộ phận, cá nhân cùng lúc tra cứu, cập nhật thông tin về 1 khách hàng, 1 đơn hàng là điều không thể tránh khỏi. Hệ thống cơ sở dữ liệu đơn giản hóa công việc quản lý khách hàng

Trong quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng đến cả sau khi nhân sự đó nghỉ khỏi công ty. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc biệt khi cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc các dữ liệu không “khớp” với nhau không phải là hiếm. Một hệ thống phần mềm phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo công ty:

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Nguyên tắc thiết kế CSDL

Thiết kế CSDL cần đảm bảo các nguyên tắc:

Các bước thiết kế CSDL

Xác định yêu cầu, nghiệp vụ

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất. Xác định yêu cầu một cách đầy đủ, cụ thể sẽ giúp cho việc thiết kế CSDL trở lên dễ dàng hơn. Luôn đặt ra câu hỏi:Ta có thể tham khảo các hệ thống dữ liệu sẵn có, có thể trong hoá đơn bán hàng, tập lưu trữ hồ sơ khách hàng…

Xây dựng lược đồ chủ thể - liên kết (ER)

Lược đồ liên kết chủ thể là nôm na là lược đồ thể hiện mối liên kết giữa các chủ thể. Ví dụ dưới đây là lược đồ thể hiện mối liên kết giữa 3 chủ thể là Nhân viên, phòng ban, dự án:

Xây dựng lược đồ quan hệ

Từ sơ đồ chủ thể liên kết, ta sẽ chuyển đổi thành quan hệ dưới dạng bảng. Đối với các chủ thể, ta sẽ lưu giữ dữ liệu dưới dạng một bảng với các trường là các thuộc tính tương ứng. Ngoài ra, ta cần phải xem xét các quan hệ giữa các chủ thể để thêm các tr...

Hệ quản trị CSDL

Sau khi thiết kế xong CSDL, ta sử dụng hệ quản trị CSDL để xây dựng CSDL được thiết kế lên, đồng thời tạo, cấp phép một số tài khoản sử dụng phù hợp với yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu quan hệ là cơ sở dữ liệu, trong đó:Việc xây dựng cơ sở dữ liệu bài bản và hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn và dễ dàng áp dụng các phần mềm quản lý.

Vấn đề thường gặp về cơ sở dữ liệu trong doanh nghiệp

Không có cơ sở dữ liệu

Không có cơ sở dữ liệu là hiện trạng ở nhiều doanh nghiệp khi dữ liệu khách hàng, bán hàng, nhân sự, sản xuất không được tổ chức thành cơ sỏ dữ liệu mà chủ yếu nằm ở các ghi chép bằng giấy hoặc trên sổ tay của người lao động. Ví dụ, dữ liệu bán hàng có thể được ghi chép trên sổ tay của nhân viên bán hàng. Điều này dẫn đến nhiều vấn đề cho doanh nghiệp như:- Khó thống kê, đối soát, tính toán, báo cáo số liệu kinh doanh- Chồng chéo dữ liệu- Thể thức hoặc format dữ liệu không đồng nhất do cách thức ghi chép khác nhau.- Không phân quyền truy cập được, dẫn đến tình trạng cát cứ thông tin - giữ thông tin làm của riêng- Khó quản lý trên diện rộng- Rủi ro mất thông tin khi nhân viên nghỉ việc

Quản lý cơ sở dữ liệu phân tán, không đồng bộ

Trong nhiều doanh nghiệp, dữ liệu được lưu trên các file, thường là Excel. Điều này cho phép việc tính toán dễ dàng hơn trường hợp thứ nhất nhưng vẫn gây ra các khó khăn nhất định cho doanh nghiệp.- Việc thống kê, đối soát, tính toán, báo cáo số liệu k...