PA là gì? Tìm hiểu từ A đến Z về nghề PA

Nghề PA đang rất HOT bởi tính chất công việc hấp dẫn và sự đầy hứa hẹn so với vô số ngành nghề khác. Bạn muốn hiểu rõ hơn PA là gì? Làm thế nào trở thành PA chuyên nghiệp nhất. Tham khảo ngay bài viết dưới đây của TopCV.

PA là gì? Các vị trí PA phổ biến hiện nay

PA là gì?

PA là một trong những vị trí không thể thiếu trong doanh nghiệp. Vậy bạn có biết PA là gì không?

PA là từ viết tắt của Personal Assistant hay còn gọi Trợ lý cá nhân. PA là trợ lý cá nhân chỉ hỗ trợ cho duy nhất một cá nhân các công việc về hành chính, thủ tục và sắp xếp theo yêu cầu.

Các cá nhân ở đây thường là người quản lý, CEO của một công ty, doanh nghiệp, tổ chức thương mại hay tổ chức phi lợi nhuận. Trong lĩnh vực kinh doanh hay kinh tế tài chính, nghề PA giống như thư ký, trợ lý cá nhân đảm nhận trách nhiệm hỗ trợ công việc hành chính, sắp xếp lịch trình, xử lý các nhiệm vụ điều hành trong khả năng và theo yêu cầu từ người quản lý của mình.

PA cần có hiểu biết về người trực tiếp làm việc, cũng như nắm rõ ràng về cơ cấu của công ty, tổ chức, biết rõ nhân sự chủ chốt là ai, hiểu mục tiêu chung.

>>> TOP việc làm PA mới nhất. Ứng tuyển ngay!

>>>Xem thêm: Trợ lý là gì? Một số vị trí trợ lý HOT nhất hiện nay

Các vị trí PA phổ biến hiện nay

• Trợ lý cá nhân hành chính: Người PA sẽ làm việc trong môi trường hành chính văn phòng. Nhiệm vụ của họ tập trung vào các công tác, nhiệm vụ về hành chính.
• Trợ lý cá nhân cho người nổi tiếng: Đó có thể là các diễn viên, ca sĩ, hoa hậu... Công việc của PA chính là chăm lo về trang phục, đồ ăn thức uống, nhắc nhở lịch trình cho người nổi tiếng.
• Trợ lý cá nhân điều hành: Vị trí này làm việc và hỗ trợ trực tiếp cho cấp quản lý trong doanh nghiệp. Khi trở thành trợ lý cá nhân điều hành, bạn cũng được xem là người có "quyền lực".
• Trợ lý cá nhân tự do: Đây là việc làm việc linh hoạt về thời gian. Bạn được các công ty tuyển dụng bởi khối lượng công việc tại nơi đó quá nhiều. Trợ lý cá nhân tự do có thể làm việc cùng lúc cho nhiều người.
• Trợ lý cá nhân sức khỏe: Bạn có thể trở thành PA cho người khuyết tật hay những người mất khả năng chăm sóc bản thân. Công việc chủ yếu trợ giúp cá nhân người đó sử dụng dịch vụ chứ không giúp đỡ toàn thể gia đình họ.

Nhìn chung, hình thức làm việc của nghề PA khá đa dạng. Bạn có thể làm việc độc lập hoặc trở thành nhân viên của một tổ chức, doanh nghiệp. Mục tiêu của nghề PA chính là hỗ trợ và giảm bớt gánh nặng công việc theo yêu cầu.

Bản mô tả công việc của PA

Qua khái niệm PA là gì, bạn có thể thấy rằng vị trí này có khá nhiều trách nhiệm. Ở mỗi lĩnh vực, trợ lý cá nhân sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau, phụ thuộc vào người quản lý của họ.

Tuy nhiên, bạn có thể tham khảo các công việc phổ biến mà người làm PA thường làm gồm:

• Thay mặt nhà quản lý trả lời các cuộc gọi, tin nhắn
• Quản lý, cập nhật lịch trình (cuộc họp, gặp mặt...) hợp lý cho người quản lý
• Lưu trữ và quản lý dữ liệu (giấy tờ, văn bản, hợp đồng, con dấu, tài liệu…)
• Thay mặt nhà quản lý trả lời email, fax, điện thoại… trong một số trường hợp đặc biệt
• Sắp xếp kế hoạch đi công tác cho nhà quản lý (booking vé máy bay và khách sạn, sắp xếp xe đưa đón, lịch trình công tác...)
• Chuẩn bị các báo cáo, tài liệu về công việc theo yêu cầu của nhà quản lý
• Thực hiện quy trình thanh toán các hóa đơn, chứng từ về chi phí kinh doanh, đi lại của nhà quản lý.
• Thực hiện báo cáo chi tiêu hàng tuần/tháng/năm
• Mời họp, liên lạc và cung cấp thông tin cho các bên tham dự, đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng yêu cầu của cấp trên
• Ghi biên bản cuộc họp làm việc trong công ty hay với các đối tác, khách hàng
• Theo dõi, ghi nhận các phản hồi từ xa khi người quản lý đi công tác trong bất cứ thời điểm nào
• Là cầu nối thông tin liên hệ giữa nhà quản lý với khách hàng, đối tác và nội bộ công ty
• Phối hợp với các bộ phận liên quan và thực hiện công việc khác khi được yêu cầu

>>>Xem thêm: Mô tả công việc và chế độ đãi ngộ của trợ lý kinh doanh

Tìm việc trợ lý ngay

Làm thế nào để trở thành PA?

Bạn đã hiểu PA là gì, công việc cần làm của một PA. Vậy để trở thành một PA tài năng cần bằng cấp chuyên môn hay kỹ năng gì? Cùng TopCV tìm hiểu nhé!

Bằng cấp, chuyên môn

Không có một quy định cụ thể nào về bằng cấp của một trợ lý cá nhân. Trên thực tế, bạn cần tốt nghiệp THPT hoặc tương đương. Đây là yêu cầu tối thiểu đối với hầu hết các vị trí PA.

Nếu bạn muốn tăng khả năng trở thành PA hoặc muốn làm việc ở vị trí cao trong nghề, bằng đại học rất cần thiết. Công việc này ưu tiên ứng viên tốt nghiệp các chuyên ngành về Kinh tế, Kinh doanh, Truyền thông, Marketing hay Công nghệ.

Tùy vào đặc thù từng công việc, nhiều vị trí PA được nhà tuyển dụng yêu cầu có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương hoặc đã từng làm các công việc có liên quan. Ngoài ra, công việc của PA cũng cần đáp ứng điều kiện về tuổi tác. Thông thường, công việc này cầu độ tuổi từ 18 - 35 tuổi.

Kỹ năng phục vụ công việc

PA là gì? Ngoài kiến thức chuyên môn, bạn còn cần thêm những kỹ năng, tố chất sau để thành công với nghề:

• Đáng tin cậy: Trở thành PA, bạn được yêu cầu cam kết bảo mật thông tin về cá nhân người được hỗ trợ cũng như các thông tin về công việc, tính cách, thói quen của họ. Vì thế, bạn phải là người thận trọng, đáng tin cậy thì mới được trọng dụng.
• Sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Là kỹ năng cần thiết để bạn nhanh chóng thích nghi với điều kiện mới, sớm hoàn thành nhiệm vụ, xử lý tình huống hiệu quả.
• Kỹ năng tổ chức và khả năng đa nhiệm: Kỹ năng giúp bạn tổ chức công việc khoa học và logic, quản lý thời gian tốt giúp xử lý nhiều dự án cùng lúc hiệu quả.
• Sự chủ động: Mặc dù chủ yếu nhận lệnh từ cấp trên nhưng PA cũng cần có sự chủ động, nhạy bén, tinh tế. Họ cần biết đoán ý để có thể làm trước các công việc trong khả năng và trong chức trách để hỗ trợ tối đa, hiệu quả cho người quản lý.
• Kỹ năng giao tiếp: Bao gồm biết lắng nghe, bày tỏ quan điểm hoặc giữ im lặng đúng lúc rất cần có ở nghề PA. Trong nhiều trường hợp, PA còn là người đại diện cho hình ảnh của người quản lý nên cần trau dồi khả năng xây dựng mối quan hệ, ngoại giao.
• Kỹ năng làm việc nhóm: Đôi khi PA cần phối hợp với các bộ phận khác của công ty để giải quyết công việc.
• Tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ tin học văn phòng, phần mềm hỗ trợ sắp xếp công việc.

Mức lương nghề PA hiện nay?

Thu nhập của nghề PA có hấp dẫn như lời đồn? Đây là câu hỏi được nhiều bạn trẻ quan tâm nhất khi quyết định ứng tuyển nghề nghiệp này.

PA có thể được thuê theo giờ, theo từng dự án hoặc trong một thời gian dài hạn. Mức thu nhập của PA phụ thuộc vào hình thức làm việc và thời gian làm việc.

Tại Việt Nam, mức lương PA trung bình từ 10 -15 triệu đồng/tháng, hoặc có thể cao hơn ở mức 30 - 40 triệu đồng/tháng nếu bạn có nhiều kinh nghiệm. Con số này cũng có thể thay đổi, cao hoặc thấp hơn vì hiện nay, người làm nghề PA được tuyển chọn thông qua các mối quan hệ hoặc đơn vị headhunt.

Như vậy, so sánh với nhiều vị trí văn phòng khác, mức lương nghề PA được đánh giá khá cao, hấp dẫn.

Có nên làm nghề PA không?

Với tất cả các thông tin PA là gì, nhiệm vụ chuyên môn, kỹ năng và mức lương của nghề; bạn thấy mình có phù hợp theo đuổi ngành này không?

Tham khảo ngay các ưu điểm và nhược điểm của nghề PA để có quyết định đúng đắn nhất cho mình nhé!

Lợi thế

• Nghề PA là công việc không chỉ phù hợp cho sinh viên mà còn dành cho những ai có nhiều thời gian rảnh, muốn kiếm thêm thu nhập
• Công việc giúp bạn có cơ hội học hỏi, tích lũy kiến thức, rèn luyện tính tỉ mỉ, cẩn thận.
• Có thể mở rộng các mối quan hệ, hứa hẹn giúp ích cho sự nghiệp về sau.
• Mức lương của nghề PA hấp dẫn

Bất cập

• Nghề PA đa phần chỉ phù hợp cho các bạn trẻ từ 25 - hơn 30 tuổi một chút
• Các doanh nghiệp thường hạn chế, không ưu tiên tuyển dụng người lớn tuổi cho vị trí này. Vì vậy, bạn ít có cơ hội gắn bó lâu dài.
• PA là công việc ít thăng tiến. Dù vậy, bạn vẫn có thể có cơ hội để xây dựng danh tiếng, vai trò mới ở lĩnh vực và ngành nghề khác

Tìm việc làm PA ở đâu?

Với tất cả thông tin trên, bạn đã hiểu rõ vai trò PA là gì, lý do tại sao nghề PA lại HOT như vậy. Nếu quyết định theo đuổi nghề PA, bạn có thể tìm kiếm việc làm trên mạng xã hội, thông qua người quen hay sử dụng dịch vụ headhunt.

Tuy nhiên, các dịch vụ này khó đảm bảo độ tin cậy hoặc tốn kém chi phí. Vì vậy, lựa chọn tốt nhất cho bạn là tìm việc làm PA trên nền tảng tuyển dụng việc làm miễn phí TopCV.

TopCV đang sở hữu hàng ngàn công việc chất lượng tới từ các công ty uy tín trong và ngoài nước. Các tin tuyển dụng luôn được cập nhật liên tục và có xác thực nội dung đầy đủ. Bạn chỉ cần truy cập vào TopCV sẽ sớm tìm ra việc làm PA lương cao, chất lượng.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo cho mình một bộ hồ sơ CV xin việc PA thông qua công cụ tạo CV online của TopCV. Chỉ cần chọn mục “Mẫu CV”, bạn dễ dàng tìm thấy mẫu CV phù hợp và tiến hành tự thiết kế chiếc CV của riêng mình.

Tạo CV ngay

Tạm kết

Với tất cả nội dung của bài viết PA là gì? Tìm hiểu từ A đến Z về nghề PA, hi vọng bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích về nghề nghiệp này. Nghề PA thực sự là một công việc có nhiều không gian phát triển, đãi ngộ cao. Nếu như muốn thử sức vai trò này, bạn hãy truy cập vào TopCV ngay từ hôm nay để tìm kiếm việc làm PA uy tín và đảm bảo nhất!